Der erste Schritt in Richtung Wissensmanagement: FAQs!
von David Wippel, Gründer
Stell dir Folgendes vor:
Du machst gerade etwas Wichtiges, und dann kommt ein:e Mitarbeiter:in und fragt:
- "Wie war noch mal die Prozedur für XYZ?"
- "Wie funktioniert das Tool?"
- "Wo legen wir die Angebote ab?"
Diese Art von Unterbrechungen sind nicht nur lästig, sondern sie kosten auch wertvolle Zeit und Konzentration. Dabei wollen deine Mitarbeiter:innen doch auch nur ihre Arbeit erledigen. Niemand meint das böse, aber ...
Alles im Kopf und 1:1 Kommunikation
In vielen Unternehmen ist Wissen noch immer auf den Köpfen der Mitarbeiter:innen verteilt. Und die einzige Möglichkeit, an dieses Wissen zu kommen, ist das gute alte 1:1-Gespräch.
Aber wie effizient ist das wirklich? Und wie skalierbar?
FAQ - Ein Schritt in die richtige Richtung
Eine Lösung: ein interner FAQ-Bereich. Ein zentraler Ort, an dem alle Mitarbeiter:innen die Antworten auf ihre häufigsten Fragen finden können.
Warum ist das sinnvoll?
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Effizienz: Statt jedes Mal eine:n Kolleg:in zu unterbrechen, kann man schnell ins FAQ schauen.
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Skalierbarkeit: Das FAQ wächst und entwickelt sich mit dem Unternehmen.
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Transparenz: Alle haben Zugang zum gleichen Wissensstand.
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Miteinander: Jede:r kann Fragen hinzufügen und beantworten - ein kollektives Wissensmanagement.
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Basis für SOPs: FAQs können die Grundlage für Standard Operation Procedures (SOPs) sein. Also detaillierte Prozessbeschreibungen, die dafür sorgen, dass die Qualität deiner Dienstleistung/deines Produktes gleichbleibend hoch ist.
Ein einfaches Dokument
Nur wie starten? Ganz einfach, mit einem gemeinsam genutzten Dokument. Jede:r kann Fragen hinzufügen, und jede:r, der die Antwort kennt, kann sie beantworten. So wächst dein FAQ-Bereich organisch mit dem Unternehmen.
Genau wie du Fragen deiner Kund:innen auf deiner Website beantwortest, kannst du auch interne Fragen deines Teams beantworten. Das Resultat ist eine besser informierte Belegschaft und weniger Unterbrechungen in deinem Arbeitsalltag.
Mach den ersten Schritt
Es ist Zeit, den ersten Schritt zu machen. Erstell heute noch ein Dokument für deine FAQ und füge die ersten drei Fragen hinzu, die dir einfallen.
Wenn deine Mitarbeiter:innen den Nutzen erkannt haben, wirst du erstaunt sein, wie schnell es wächst und wie viel einfacher es deine Arbeitsprozesse macht.