Der 5-Schritte-Plan zur Software-Auswahl für dein Unternehmen

Neue Software für dein Unternehmen auszuwählen, ist eine echte Herausforderung. Es gibt unzählige Anbieter:innen, jedes Produkt scheint irgendwie einzigartig zu sein und die Menge an Features ist einfach überwältigend. Um den Weg durch dieses Labyrinth zu finden, folge ich einem 5-Schritte-Plan. So finde ich heraus, welche Software wirklich zu einem Unternehmen passt.

Meine 5 Schritte zum Nachmachen:

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Bevor du Software aussuchst, gilt es zu verstehen, was dein Team braucht. Das erreichst du, indem du die täglichen Arbeitsabläufe analysierst. Ein hilfreicher Ansatz ist das "Jobs-to-be-Done" (JTBD) Konzept.

Was sind "Jobs-to-be-Done"?

Mit diesem Konzept beschreibst du, welche Aufgaben deine Mitarbeiter:innen erledigen müssen.

Zum Beispiel: "Als Vertriebsmitarbeiter:in möchte ich schnell Kontaktinformationen finden, um effizient auf Kundenanfragen zu reagieren."

Um solche "Jobs" zu identifizieren, sprich mit deinen Mitarbeiter:innen. Frage sie nach ihren täglichen Aufgaben. Erstelle danach eine Liste von "Jobs", die deine neue Software unterstützen soll.

Dieser Schritt ist wichtig, denn er hilft dir dabei, eine Software zu wählen, die wirklich zu den Bedürfnissen deines Teams passt. So vermeidest du Fehlentscheidungen und unnötige Kosten.

Praktischer Nebeneffekt: Du dokumentierst gleich mal die Prozesse in deinem Unternehmen.

Schritt 2: Feedback deines Teams einholen

Frag dein Team nach den Vorteilen oder Problemen der aktuell eingesetzten Software. Hast du noch keine im Einsatz, dann lass dir Feedback zum manuellen Prozess geben.

Achte darauf, dass du alle Beteiligten einbeziehst – von den Technik-affinen Kolleg:innen bis zu denen, die sich mit digitalen Werkzeugen schwerer tun.

Um eine offene und ehrliche Kommunikation zu fördern, solltest du das Feedback anonym einholen. Dadurch fühlen sich auch introvertierte Teammitglieder sicherer, ihre Meinungen zu teilen.

Schritt 3: Anbieter:innen recherchieren

Der nächste Schritt ist eine umfangreiche Online-Recherche. Stell sicher, dass die Software die Funktionalität bietet, die du brauchst und achte auf darüber hinaus auf folgende Aspekte:

1. Benutzerfreundlichkeit: Wie gut kannst du dich auf der Benutzeroberfläche zurechtfinden? Wie geht die Software mit Fehleingaben um?

2. Aktualität: Ist die Software auf dem neuesten Stand der Technik? Werden regelmäßig Updates und Verbesserungen vorgenommen?

3. Onboarding: Gibt es ein Einsteiger-Tutorial oder eine Anleitung, um dir den Einstieg zu erleichtern?

4. Verfügbarkeit: Kann die Software auf verschiedenen Plattformen (Desktop, Tablet, Smartphone) verwendet werden?

5. DSGVO-Konformität: Wie behandelt der Anbieter deine Daten? Gibt es klare Datenschutzbestimmungen und wo werden die Daten gespeichert?

6. Serverstandort: Ist der Standort der Server bekannt und liegt dieser in einem Land mit starkem Datenschutz?

7. Kundenbewertungen: Was sagen andere Benutzer:innen über die Software? Gibt es häufige Probleme oder Einschränkungen?

8. Support: Wie gut ist der Kundensupport? Wie schnell reagiert er auf Anfragen und wie hilfreich sind die Antworten?

9. Anpassbarkeit: Lässt sich die Software an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen?

10. Schnittstellen: Lässt sich die Software problemlos mit anderen Tools, die du bereits verwendest, verknüpfen?

Denke daran, dass eine gute Software sich nahtlos in deinen Arbeitsalltag integrieren muss.

Schritt 4: Testphase mit ausgewählten Anbieter:innen

Nach der Recherche geht es jetzt darum, die besten drei Anbieter:innen auszuwählen und ihre Lösungen gründlich zu testen. Hierbei solltest du Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Bereichen deines Unternehmens einbeziehen. Diese unterschiedlichen Perspektiven sind ungemein wertvoll, um ein umfassendes Bild von der Software zu erhalten.

Dokumentiere alle Tests zur Nachlese, am besten zeichnest du sie als Video auf. So könne alle im Team genau sehen, wie die Software in Aktion aussieht, und du hast feste Fakten, auf die du dich beziehen kannst.

Aber auch der Spaß darf nicht zu kurz kommen! Bedenke, dass du diese Software täglich nutzen wirst, sie sollte also nicht nur funktional, sondern auch angenehm zu benutzen sein. Einfach ausgedrückt: Die Software sollte dir "richtig taugen". Technologie muss schließlich unser Leben erleichtern und nicht komplizierter machen.

Schritt 5: Präsentation der Ergebnisse und Entscheidungsfindung

Jetzt ist es an der Zeit, die Ergebnisse deiner Tests mit dem Team zu teilen. Präsentiere die Stärken und Schwächen jeder Software und lege deine Beobachtungen offen. Eine offene Diskussion ist hier notwendig, um verschiedene Perspektiven und Meinungen einzubeziehen.

Nachdem du das Feedback von allen eingeholt hast, ist der Moment der Entscheidung gekommen. Mit all den Informationen, die du gesammelt hast, kannst du nun die Software auswählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und denen deines Teams passt.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es keine perfekte Lösung gibt und es immer Kompromisse zu treffen gibt. Dein Ziel sollte es sein, die Software zu finden, die am besten zu deinen spezifischen Anforderungen passt und die auch von deinem Team angenommen wird.

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Und das war's - der Prozess, eine neue Software auszuwählen, ist kein Spaziergang, aber mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung bist du gut ausgestattet. Denk daran, dass die Software die Art und Weise beeinflusst, wie dein Team arbeitet. Die Entscheidung sollte daher sorgfältig und bedacht getroffen werden.